سياسة ولوائح تنظيم الأقسام العلمية (الشُّعَب)
الغاية والنطاق
o تهدف هذه السياسة إلى إنشاء الشُّعَب العلمية في الجمعية السعودية للطب النفسي، وتنظيمها، وضمان جودة أدائها بما يسهم في تطوير الطب النفسي عبر التعليم، والبحث العلمي، والندوات، والتوعية، والنشر. تعمل الشُّعَب بدرجة استقلالية محددة ضمن لوائح الجمعية السعودية للطب النفسي وقرارات مجلس إدارتها.
التعاريف
o الشُّعبة: قسم علمي متخصّص يُنشأ وفق تخصص دقيق أو مجال محدد في الطب النفسي، ويعمل تحت مظلة الجمعية السعودية للطب النفسي.
o إدارة الشُّعبة: الرئيس، نائب الرئيس، أمين الشُّعبة، مع أدوار اختيارية (التعليم، البحث، الإعلام/النشر)
o المشرف العام على الشُّعَب: ينسّق أعمال الشُّعَب ويتابع الحوكمة والالتزام والتقارير والتعاون البيني مع مجلس الإدارة.
إنشاء شعبة جديدة
o الأهلية:
1. تخصص دقيق يتبع للطب النفسي
2. لا يقل عن (٥) أعضاء في مجال التخصص، ويجوز لمجلس الإدارة الاستثناء عند الضرورة
3. خطة نشاط لمدة عامين قابلة للتنفيذ.
- طلب الإنشاء: (أ) الهدف والمسوّغ، (ب) خطة نشاط لعامين، (ج) قائمة الأعضاء المؤسسين ومعلوماتهم، (د) إثبات العضوية السارية، (هـ) المخرجات المتوقعة (فعالية بالمؤتمر، نشاط تعليمي معتمد، منشورات/موجزات)
- الاعتماد: مراجعة المشرف العام على الشُّعَب ← اعتماد مجلس الإدارة ← قرار الإنشاء من رئيس المجلس.
العضوية في الشُّعب
- متاحة لأعضاء الجمعية ذوي العضوية السارية.
- مشاركة الضيوف/غير الأعضاء ممكنة في أنشطة محددة وفق ما تجيزه الجمعية.
- مسارات المبتدئين والناشئة مهنيًا: تُتيح الشُّعبة دور ارشادي وتوجيهي لطلاب الطب والأطباء المتدربين والممارسين الجدد المهتمين في التخصص (مثل: فرص المشاركة في اللجان الفرعية، تنظيم الفعاليات، الاعلام والنشر.)
الحوكمة والإدارة
- المناصب: الرئيس، نائب الرئيس، أمين الشُّعبة. ويجوز استحداث أدوار إضافية بحسب الحاجة (التعليم، البحث، الإعلام والنشر، الشراكات)
- المدد: سنتان قابلة للتجديد.
- خط التقارير: يرفع رؤساء الشُّعَب تقاريرهم إلى المشرف العام على الشُّعَب، مع إشعار مجلس الإدارة بأي تغيير في المناصب.
- الاجتماعات: اجتماعان على الأقل سنويًا (حضوري/افتراضي) مع محاضر تُرفع للأمانة.
الانتخابات والتعاقب
o تُجرى إلكترونيًا أو أثناء المؤتمر السنوي أو بالآلية التي يعتمدها مجلس الإدارة، تحت إشراف ممثل من مجلس الإدارة.
o أهلية الترشح: عضوية سارية، حسن سيرة، لا تضارب مصالح، وأن يكون المرشح متخصصًا في مجال الشُّعبة أو لديه خبرة موثقة فيه.
o يحقّ للأعضاء العاملين، ممن لديهم عضوية سارية وينتمون إلى مجال اختصاص الشعبة، المشاركة في التصويت لاختيار الأعضاء الخمسة في لجنة إدارة الشعبة
الأنشطة والمخرجات
o الحد الأدنى للبرنامج العلمي:
o ندوة أو ورشة واحدة على الأقل ضمن المؤتمر السنوي للجمعية.
o نشاط تعليمي مستمر واحد على الأقل يوفر ما لا يقل عن ساعتين تعليميتين معتمدتين من الهيئة السعودية للتخصصات الصحية سنويًا.
o المنشورات والموجزات: تُشجَّع الشُّعَب على إعداد موجزات سياسات وإرشادات ممارسة وبيانات توافق وأدلة تعليمية بما يتوافق مع سياسات الجمعية، وتُرفع لاعتماد اللجنة العلمية الدائمة ثم مجلس الإدارة قبل النشر.
o التعاون: يُشجَّع التعاون بين الشُّعَب. أمّا التعاون الخارجي فيستلزم إخطارًا مسبقًا واعتمادًا من مجلس الإدارة.
o الامتثال: تلتزم جميع الأنشطة بسياسات الاجتماعات العلمية، والأخلاقيات، والهوية المؤسسية
o تمكين الفئات الناشئة: تُوفّر الشُّعبة أدوار إشراف وتوجيه وفرص مساعدين للأطباء المتدربين والطلاب والممارسين الجدد.
التخطيط السنوي والتقارير
o التقرير السنوي: يقدمه رئيس الشُّعبة ويتضمن بيانات العضوية، والأنشطة المنفذة، والمخرجات/المنشورات، والتنفيذ المالي، ومؤشرات الأداء، وخطة العام التالي.
o التحقق والاعتماد: يراجع مجلس الإدارة التقارير ويعتمدها، وله طلب خطط تصحيح أو تقديم دعم عند الحاجة.
الشؤون المالية والرعايات
o الأرباح المتحققة من أنشطة الشُّعبة تُخصَّص لدعم أنشطتها واحتياجاتها المستقبلية، على أن يُعيَّن مسؤول مالي يتولى تسجيل جميع الإيداعات والمعاملات ذات الصلة.
o الإجراءات المالية: تمرّ جميع الإيرادات والمصروفات عبر وحدة الشؤون المالية والمشتريات في الجمعية، وذلك ضمن ميزانيات معتمدة. وتحتفظ الجمعية بالإيرادات المتحصِّلة من الأنشطة التعليمية التي تُقام وتُدار بالكامل من قِبَل الشُّعبة ضمن حساب الجمعية.
o الرعايات والمنح: مسموح بها وفق سياسات الجمعية وبموجب اتفاقيات خطية معتمدة، وبالتنسيق مع وحدة الشؤون المالية
o تضارب المصالح: يلتزم رئيس الشُّعبة والمنظمون بالإفصاح وإدارة التعارض وفق سياسة الجمعية.
التنسيق الإداري
o المشرف العام على الشُّعَب: ينسّق التخطيط السنوي، ويراقب مؤشرات الأداء والالتزام، ويرفع التوصيات إلى مجلس الإدارة.
o سكرتارية الجمعية: تتولى اللوجستيات، وصفحات الويب، والتسجيل، وإدارة سجلات الشُّعَب.
o الحضور الرقمي والهوية: تُنشَر للجمهور صفحة مُحدّثة لكل شعبة من خلال سكرتارية الجمعية لعرض الأنشطة والإعلانات. ويجوز للشُّعبة اقتراح هوية فرعية (شعار) بعد موافقة مجلس الإدارة، على أن تُستخدم مع شعار الجمعية ووفق دليل الهوية البصرية المعتمد.
الإنشاء والتعليق والحل
o الإنشاء: وفق ما ذكر ضمن بند “انشاء شعبة جديدة”
o التعليق: يجوز لمجلس الإدارة تعليق شعبة إذا أخفقت في تحقيق مؤشرات الأداء أو في تقديم التقارير لسنتين متتاليتين أو أخلّت بالسياسات؛ وتُمنح الشعبة 90 يومًا لتقديم خطة تصحيح.
o الحل: إذا استمرّ عدم الامتثال أو تعذّر إصلاح الحوكمة، يجوز لمجلس الإدارة حلّ الشعبة. ويستلزم إعادة التأسيس تقديم ملف جديد وخضوعه لمسار الاعتماد.
o انتقال الأصول: عند الحل تعود كافة الأموال والسجلات والأصول الرقمية إلى الجمعية السعودية للطب النفسي.
الأخلاقيات وحماية البيانات
o الأخلاقيات والاحتراف: تلتزم الأنشطة والاتصالات بمواثيق السلوك المهني الخاصة بالجمعية والأنظمة الوطنية ذات الصلة.
o حماية البيانات: تُدار بيانات الأعضاء والمشاركين وفق سياسات الخصوصية وأمن المعلومات في الجمعية.
o العدالة والشمول: تشجّع الشُّعَب مشاركة عادلة عبر المناطق والجنسين ومراحل المسيرة المهنية.
السجلات والشفافية
- السكرتارية تحفظ المحاضر والحضور والقرارات والميزانيات والتقارير وفق جداول الاحتفاظ.
- تعيين منسّق مالي لكل شعبة لتجميع الفواتير وتوثيق الموارد بالتنسيق مع الشؤون المالية؛ جميع الأموال تُودع في حساب الجمعية.
- نشر سنوي لأهداف كل شعبة وضباطها وملخص أنشطتها بموقع الجمعية.
المراجعة والتعديل
مراجعة كل سنتين أو قبل ذلك عند الحاجة، مع موافقة مجلس الإدارة على أي تعديل o
الجمعية السعودية للطب النفسي 2025 – جميع حقوق الطبع محفوظة©
النسخة: 1.0 | تاريخ إصدار اللائحة: نوفمبر 2025